UX in Projekt einbinden

Einführung

Die Gestaltung eines guten Nutzererlebnisses beginnt schon ehe ein Projekt gestartet ist und sollte von da an langfristig geplant werden: Durch die frühzeitige Einbindung wird sichergestellt, dass die Gestaltung rechtzeitig für die Entwicklung verfügbar ist. Durch die langfristige Einbindung wird sichergestellt, dass die Dienstleistung auch im Betrieb wie geplant genutzt wird und die UX-Ziele erreicht werden.

Für die Einbindung ist vor allem zu klären, wer was wann wie erledigt, also:

• die Ziele, die in Bezug auf das Projekt aber auch die Dienstleistung erreicht werden sollen;
• die Tätigkeiten, also welche Methoden und Arbeitsweisen eingesetzt werden und welche Ergebnisse daraus entstehen;
• die Rollen und damit verbundene Fachkenntnisse und Werkzeuge;
• die Projektphasen und Arbeitsschritte und die Abhängigkeiten mit den anderen Gewerken.

Für die Einbindung von UX-Expertise ist zudem zu beachten, dass auf Anpassungen im Projektverlauf reagiert werden kann. Diese sind nicht unüblich, da z.B. Erkenntnisse aus der Nutzerrecherche oder neue technische Rahmenbedingungen zu weiteren Anforderungen führen können.

Ziele klären

Genauso wie Projekte für öffentliche Dienstleistungen verschiedene Ziele haben können (z.B. eine neue Dienstleistung entwickeln, eine Dienstleistung optimieren, eine Dienstleistung erweitern), so müssen auch die Ziele an das Benutzererlebnis für das Projekt bestimmt und von den Gesamtzielen abgeleitet werden. Beispiele für Ziele, die häufig verfolgt werden, sind:

• Verbesserung der Barrierefreiheit
• Verbesserung der Nutzungshäufigkeit
• Reduktion der Abbruchraten

Da die Klärung der Ziele strategischer Natur ist, sollte diese vor dem Projektstart oder direkt zu Beginn durchgeführt werden. Dies erfolgt am Besten unter Mitwirkung eines erfahrener UX-Gestalter:innen, die dann die aus den Zielen resultierenden Rollen und Tätigkeiten ermitteln und schätzen können. Auch kann damit die Einbindung und Zusammenarbeit in den einzelnen Phasen besprochen werden und welche Zeiträume zu erwarten sind. Dies ist v.a. dann wichtig, wenn Tätigkeiten vorab oder zu bestimmten Zeitpunkten erledigt werden müssen.

Des weiteren bilden die Ziele die Grundlage für die Steuerung und Überwachung des Entwicklungsprozesses eines Produkts und stellen sicher, dass das Nutzererlebnis während des ganzen Prozesses berücksichtig wird.

Rollen und Tätigkeiten klären

Zur Gestaltung von Nutzererlebnissen können eine Vielzahl von Tätigkeiten und Rollen genutzt werden. Tätigkeiten, die besondere Fähigkeiten, Kenntnisse oder Werkzeuge erfordern, werden dabei auch häufig durch Spezialisten übernommen.

Daher sollte zum Projektstart auch die Einbindung der Rollen und Tätigkeiten schon besprochen und geplant werden. Hierbei helfen die vorher festgelegten Ziele und die Gesamtprojektplanung. Insbesondere zu beachten sind Tätigkeiten, die von anderen Vorarbeiten abhängig sind und die zu einem speziellen Zeitpunkt erledigt werden müssen. Damit diese nicht die Projektdauer beeinflussen, ist die rechtzeitige Planung notwendig.

Ablauf klären

Da die UX-Tätigkeiten sowohl von anderen Gewerken abhängig sind als auch umgekehrt, ist eine Grobplanung der Abläufe vor oder mit Projektstart hilfreich. Insbesondere können dann wichtige Übergabepunkte und der kritische Pfad ermittelt werden, die zu Verzögerungen bei der Umsetzung führen können. Es sollten daher folgende Punkte geklärt werden:

• welches Projektvorgehen soll verwendet werden: bspw. sollen UX-Tätigkeiten in einem Vorprojekt durchgeführt werden, soll ein MVP erstellt werden, arbeitet man agil von Anfang an;
• welche Phasen sollen nacheinander oder parallel laufen: manche Tätigkeiten können parallel zu Tätigkeiten anderer Gewerke durchgeführt werden, manche benötigen Vorarbeiten oder Entscheidungen;

Verankerung UX in der Vergabe

Der Vergabeprozess spielt bei der Einbindung externer Dienstleister eine entscheidende Rolle. Hier hast du die Möglichkeit, folgen Punkte festzulegen und durch klare vertragliche Vereinbarungen sicherzustellen, dass diese durch den externen Dienstleister berücksichtigt werden:

• die Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit,
• die Art und Wiese der Zusammenarbeit zwischen dir und dem Team,
• die Test- und Abnahmekriterien und deren Umfang,
• die Leistungsparameter und damit verbundene kontinuierliche Erhebung und Auswertung von qualitativen und quantitativen Daten.

Darüber hinaus können auch weitere Punkte in der Vergabe erwähnt und teilweise geregelt werden:

• agiles, iteratives Vorgehen in einem interdisziplinäres Produktentwicklungsteam,
• notwendige UX-Expertise in das Projektteam einbinden und sicherstellen,
• bestimmter Methoden und Vorgehensweisen, bspw. Design Thinking in den Erkundungs- und Gestaltungsphasen verwenden,
• Erkenntnisse aus der Nutzerforschung für erkenntnisbasierte (Weiter-) Entwicklung nutzen

Wir möchten im Rahmen von KERN gemeinsam mit der Community intensiv mit dem Thema “UX und Barrierefreiheit in der Vergabe” austauschen. Dabei sollen z.B. Vergabebausteine entstehen, die ähnlich zu den Vergabebausteinen zur Barrierefreiheit Projektverantwortliche dabei unterstützt, die Anforderungen an Nutzerfreundlichkeit (§7 OZG 2.0) bei der Beauftragung von digitalen Dienstleistungen in in der Vergabeunterlage abzubilden.

In den nächsten Versionen der KERN UX-Standard werden wir Beispiele für Rollen und Tätigkeiten in Abhängigkeit von UX-Zielen beschreiben